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Angebote & Rechnungen in Funnelspace: Dein kompletter Leitfaden

Lerne, wie du Angebote und Rechnungen in Funnelspace einrichtest, versendest und verwaltest

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Verfasst von Melanie Cibura
Vor über 2 Monaten aktualisiert

Rechnungen sind ein zentraler Bestandteil deines Geschäfts: Sie ermöglichen es dir, für deine Leistungen bezahlt zu werden und schaffen ein professionelles Kundenerlebnis. Mit Funnelspace kannst du sowohl Angebote (Proposals) als auch Rechnungen (Invoices) erstellen, automatisieren und verwalten – alles an einem Ort.

Ein Blick hinter die Kulissen: Angebote & Rechnungen in Funnelspace

Fragst du dich, ob Angebote (Proposals) und/oder Rechnungen (Invoices) der richtige Weg für deinen Verkaufsprozess sind? Hier ein kurzer Überblick, was mit Funnelspace möglich ist – ohne technisches Tutorial, sondern als visuelle Orientierung, was du mit nur wenigen Klicks erreichen kannst:

Bevor du startest

Um Zahlungen zu empfangen, musst du zunächst einen Zahlungsanbieter in Funnelspace integrieren. Die meisten Funnelspace-Nutzer verwenden Stripe, da es die größte Funktionsvielfalt bietet. Außerdem solltest du sicherstellen, dass alle deine Produkte in Funnelspace hinterlegt sind, damit sie in deinen Angeboten und Rechnungen verwendet werden können.

  1. Hier erfährst du, wie du deinen Zahlungsanbieter integrierst.

  2. Hier findest du die Anleitung zum Hinzufügen deiner Produkte.

  3. Bonusgeschenk: Wir passen alle Standard-E-Mail-Vorlagen in deinem Konto gerne für dich an - mit deinem Logo, Bild und Signatur. Sende uns einfach deine Dateien, und innerhalb von 1–2 Werktagen sind die Vorlagen fertig personalisiert. So sparst du dir später zusätzliche Arbeit.

Schritt 1: Angebot (Proposal) erstellen

(Falls du keine Angebote nutzen möchtest, kannst du diesen Schritt überspringen und direkt zu Rechnungen springen.)

In diesem Schritt richtest du deine Angebotsvorlage(n) in deinem eigenen Branding und Stil ein. Dabei passt du nicht nur Design und Inhalte an, sondern legst auch die wichtigsten Einstellungen fest, die für dein Angebot gelten sollen – zum Beispiel, ob es sich um eine einmalige oder wiederkehrende Zahlung handelt, wer das Dokument unterschreiben muss und ob deine Kontakte nach Annahme des Angebots automatisch bezahlen oder eine Rechnung erhalten sollen.

So erstellst du dein Angebotstemplate

  1. Gehe zu Zahlungen > Dokumente > Vorlagen > + Neu > Aus Vorlagenbibliothek importieren > Wähle eine „Proposal & Vertrag“-Vorlage

  2. Klicke auf die Vorlage, um sie zu bearbeiten, und passe Branding, Texte, Farben und andere Elemente an deine Bedürfnisse an. Achte darauf, dass die Vorlage einen Produkttisch sowie ein Signaturfeld enthält. Dieses Signaturfeld muss dem „Kontakt“ (also deinem Kunden) zugewiesen sein – nicht dem „Absender“. Falls du jedes Dokument zusätzlich selbst unterschreiben möchtest, kannst du ein zweites Signaturfeld hinzufügen, das dem „Absender“ zugewiesen ist. Die meisten Nutzer verzichten jedoch darauf, da dies nicht erforderlich ist.

  3. Wenn du eine Vorlage für ein bestimmtes Angebot erstellst, stelle sicher, dass du die richtigen Produkte über die Produktabelle einfügst. Klicke auf jedes Produkt, um im Einstellungsbereich auf der rechten Seite zusätzliche Optionen zu konfigurieren. Dort kannst du Steuern hinzufügen, Produkte als optional markieren und festlegen, ob der Kontakt die Mengen anpassen darf oder nicht.

  4. Über das Symbol „Zahlungseinstellungen“ öffnet sich eine Seitenleiste auf der linken Seite. Stelle hier sicher, dass du den Rechnungstyp auf „Wiederkehrend“ setzt, wenn dein Produkttisch Ratenzahlungen oder laufende Zahlungsarten enthält. Falls dein Kunde nur ein einmaliges Produkt auswählt, wird automatisch nur eine einzige Rechnung erstellt – du musst dir also keine Sorgen machen.

  5. Wähle anschließend deine weiteren bevorzugten Einstellungen im Bereich „Zahlungseinstellungen“ des Angebotseditors aus. Hier kannst du unter anderem festlegen:

    1. Rechnung bei Unterzeichnung generieren – erstellt automatisch eine Rechnung, sobald der Kunde das Angebot akzeptiert.

    2. Rechnungsfrequenz – definiert, wie oft Rechnungen versendet werden sollen.

    3. Direkte Zahlung aktivieren – leitet den Kontakt nach der Unterschrift sofort auf eine Zahlungsseite weiter.

    4. Rechnung automatisch senden – sorgt dafür, dass der Kunde die Rechnung auch dann erhält, wenn er nicht direkt im Anschluss bezahlt.

    5. Autopayment aktivieren – belastet zukünftige Rechnungen automatisch über die bei der ersten Zahlung verwendete Karte (achte darauf, dass du hierfür die Zustimmung deines Kunden in den Angebotsbedingungen einholst).

  6. Sobald du alle gewünschten Einstellungen vorgenommen hast, ist dein Angebot vollständig konfiguriert.

Schritt 2: Rechnungsvorlagen und Einstellungen einrichten

Im nächsten Schritt musst du deine Rechnungseinstellungen ausfüllen, damit auf deinen Rechnungen die korrekten Unternehmensinformationen angezeigt werden, Zahlungserinnerungen bei überfälligen Rechnungen automatisch versendet werden und deine gebrandeten E-Mail-Vorlagen in die Kundenbenachrichtigungen integriert sind.

Anschließend kannst du eine Rechnungsvorlage erstellen, die du jedes Mal verwenden kannst, wenn du eine Rechnung an einen Kunden senden möchtest. Das ist besonders praktisch, wenn du zusätzliche Notizen, manuelle Bankverbindungen oder AGB auf deinen Rechnungen hinterlegen möchtest.

Deine Rechnungsvorlage anpassen

  1. Gehe im Funnelspace-Hauptmenü zu [Zahlungen] > fahre mit der Maus über [Rechnungen & Angebote] > und wähle [Vorlagen] aus

  2. Klicke oben rechts auf die Schaltfläche [+ Neue Vorlage]

  3. Benenne deine Vorlage oben auf dem Bildschirm um, z. B. „Rechnungsvorlage“

  4. Klicke anschließend im Bereich „Produkte hinzufügen“ auf [+ Produkt hinzufügen] (Du musst mindestens ein Produkt hinzufügen, um die Vorlage speichern zu können. Dieses Produkt kannst du später bei Bedarf ändern, wenn du die Rechnung an einen Kunden sendest.)

  5. (Optional) Unter „Zusätzliche Optionen“ kannst du Notizen oder Allgemeine Geschäftsbedingungen hinzufügen, indem du das Kästchen [AGB] aktivierst.

Schritt 3: Automatisierte E-Mail-Erinnerungen für Rechnungen anpassen

Funnelspace macht es dir besonders einfach, den Versand und die Nachverfolgung deiner Rechnungen zu automatisieren – ganz ohne zusätzliche Workflows! Mit den vorgefertigten E-Mail-Vorlagen und nur wenigen Klicks kannst du Rechnungsbenachrichtigungen automatisch versenden, Erinnerungen bei überfälligen Zahlungen einstellen und den gesamten Kommunikationsprozess mit deinen Kunden optimieren. So stellst du sicher, dass deine Kunden rechtzeitig informiert werden und du schneller bezahlt wirst – ohne manuellen Aufwand.

Rechnungseinstellungen und E-Mail-Benachrichtigungen einrichten

  1. Gehe im Funnelspace-Hauptmenü zu [Zahlungen] > fahre mit der Maus über [Rechnungen & Angebote] > und wähle [Alle Rechnungen]

  2. Klicke oben rechts auf die Schaltfläche [Einstellungen] und gehe nacheinander alle Registerkarten der Rechnungseinstellungen durch und passe deine Geschäftsinformationen, Überfälligkeitserinnerungen, sowie die Verwendung deiner E-Mail-Vorlagen an deine Bedürfnisse an.

Mit diesen Einstellungen stellst du sicher, dass alle automatischen Rechnungs- und Erinnerungsemails im passenden Design und Tonfall deines Unternehmens versendet werden.

Manuelles Versenden von Rechnungen ohne Angebot

(Überspringe diesen Schritt, wenn du den Angebotsprozess verwendest. Dieser Abschnitt erklärt, wie du Rechnungen manuell versendest – ohne dass zuvor ein Angebot erstellt wurde.)

Du hast die Möglichkeiten eine einmalige Rechnung (One-Time Invoice) zu versenden, was bedeutet , dass diese Rechnung nur einmal an den Kunden gesendet wird, um eine einzelne Zahlung einzuziehen. Das ist deal für Einmalzahlungen von Produkten oder Dienstleistungen. Oder du hast die Möglichkeit eine wiederkehrende Rechnung (Recurring Invoice)aufzusetzen, die automatisch in dem von dir festgelegten Rhythmus versendet wird. Dies ist perfekt für laufende Dienstleistungen oder Zahlungspläne, die über mehrere Raten abgerechnet werden.

So erstellst und versendest du eine einmalige Rechnung manuell

  1. Gehe im Funnelspace-Hauptmenü zu [Zahlungen] > fahre mit der Maus über [Rechnungen & Angebote] > und wähle [Vorlagen]

  2. Öffne deine gewünschte Rechnungsvorlage, klicke auf [Vorlage verwenden] und wähle anschließend [Einmalige Rechnung verwenden]

  3. Benenne die Rechnung oben auf dem Bildschirm um, z. B. „Kundenname | Dienstleistung“

  4. Wähle unter „Kundeninformationen“ den Kontakt aus, an den die Rechnung gesendet werden soll

  5. Unter „Rechnungseinstellungen“ kannst du das Fälligkeitsdatum anpassen, falls es von den Standardeinstellungen abweicht

  6. Im Bereich „Produkte hinzufügen“ entferne das Produkt, das nur für die Vorlage verwendet wurde, und füge die korrekten Produkte aus dem Dropdown-Menü hinzu. Du kannst Titel, Preis und Beschreibung des Produkts direkt in der Rechnung überschreiben, falls erforderlich

  7. (Optional) Unter „Zwischensumme“ kannst du Rabatte hinzufügen

  8. (Optional) Ebenfalls unter „Zwischensumme“ kannst du Steuern hinzufügen

  9. Unter „Zusätzliche Optionen“ kannst du Notizen, AGB, Mahngebühren, Trinkgelder oder Anhänge hinzufügen

  10. Klicke, nachdem du alles eingerichtet hast, oben rechts auf [Senden], um die Rechnung an deinen Kunden zu versenden

Sobald die Rechnung versendet wurde, findest du sie unter dem Tab „Alle Rechnungen“ in deiner Übersicht.

So erstellst und versendest du eine wiederkehrende Rechnung manuell

  1. Gehe im Funnelspace-Hauptmenü zu [Zahlungen] > fahre mit der Maus über [Rechnungen & Angebote] > und wähle [Vorlagen]

  2. Öffne deine gewünschte Rechnungsvorlage, klicke auf [Vorlage verwenden] und wähle anschließend [Wiederkehrende Rechnung verwenden]

  3. Benenne die Rechnung oben auf dem Bildschirm sinnvoll um, z. B. „Kundenname | Dienstleistung“

  4. Wähle unter „Kundeninformationen“ den Kontakt aus, an den die Rechnung gesendet werden soll

  5. Unter „Rechnungseinstellungen“ kannst du das Fälligkeitsdatum anpassen, falls es von den Standardwerten abweicht

  6. Im Bereich „Produkte hinzufügen“ entferne das Platzhalterprodukt und füge die korrekten Produkte aus dem Dropdown-Menü hinzu. Du kannst Titel, Preis und Beschreibung auch direkt in der Rechnung überschreiben, falls nötig

  7. (Optional) Unter „Zwischensumme“ kannst du Rabatte hinzufügen

  8. (Optional) Unter „Zwischensumme“ kannst du Steuern hinzufügen

  9. Im Bereich „Einstellungen für wiederkehrende Rechnungen“ legst du die wichtigen Parameter für deine automatisierten Rechnungen fest

    1. Rechnungsfrequenz (How often): Wähle das gewünschte Abrechnungsintervall (z. B. monatlich, wöchentlich).

    2. Startdatum (Start Date): Lege fest, ab wann die wiederkehrende Rechnung beginnen soll. Hinweis: Wenn du ein zukünftiges Datum wählst, wird die Rechnung an diesem Datum versendet – nicht am Tag der Planung.

    3. Ende (End):

      1. Nie (never): Die Rechnung wird unbefristet gesendet, bis du sie manuell stoppst.

      2. Bis (by) > Enddatum: Rechnungen werden bis zum ausgewählten Enddatum versendet.

      3. Nach (after) > X Vorkommnissen: Die Rechnung wird genau X Mal verschickt und endet dann automatisch.

    4. Rechnung [X] Tage im Voraus senden: Hier kannst du angeben, wie viele Tage vor dem eigentlichen Fälligkeitsdatum die Rechnung automatisch an deinen Kunden gesendet werden soll. (Beispiel: Wenn du hier 3 einträgst, wird die Rechnung 3 Tage vor Fälligkeit verschickt. Wenn du dieses Feld leer lässt, wird die Rechnung standardmäßig am Tag der Fälligkeit versendet.)

  10. Unter „Zusätzliche Optionen“ kannst du Notizen, AGB, Mahngebühren, Trinkgelder oder Anhänge hinzufügen

  11. Sobald du die wiederkehrende Rechnung eingerichtet hast, klicke oben rechts auf [Planen], um sie zu aktivieren

  12. Nach dem Versand erscheint die Rechnung automatisch unter dem Tab „Wiederkehrende Rechnungen“ in deiner Übersicht

Herzlichen Glückwunsch! Du bist jetzt ein Profi im Umgang mit Rechnungen in Funnelspace und kannst ab sofort ganz einfach Zahlungen für deine großartigen Produkte und Dienstleistungen entgegennehmen. 🥂

Häufig gestellte Fragen zu Angeboten & Rechnungen

Wie füge ich meine USt-IdNr. zu meiner Rechnung hinzu?

Um deine USt-IdNr. oder eine andere individuelle Kennung (z. B. ABN) auf deinen Rechnungen anzuzeigen, musst du zunächst einen benutzerdefinierten Wert (Custom Value) anlegen.

So erstellst du einen benutzerdefinierten Wert:

  1. Gehe im Funnelspace-Hauptmenü zu [Einstellungen] > fahre mit der Maus über [Benutzerdefinierte Werte]

  2. Klicke auf [Neuer benutzerdefinierter Wert] und fülle die Felder aus:

    1. Name: z. B. „USt-IdNr.“

    2. Wert: deine tatsächliche Nummer

  3. Klicke auf [Erstellen], um den Wert zu speichern

Im nächsten Schritt musst du diesen Wert in deine Rechnungen einfügen (dies wird im folgenden Abschnitt erklärt).

So fügst du den benutzerdefinierten Wert zu deinen Rechnungen hinzu:

  1. Gehe im Funnelspace-Hauptmenü zu [Zahlungen] > fahre mit der Maus über [Rechnungen & Angebote] > und klicke auf [Alle Rechnungen]

  2. Klicke auf [Einstellungen] und wechsle in den Reiter [Unternehmensinformationen]

  3. Scrolle bis zum Ende der Felder und klicke auf [+ Benutzerdefinierten Wert hinzufügen]

  4. Wähle den zuvor angelegten Wert (z. B. „USt-IdNr.“) aus dem Dropdown-Menü aus und klicke auf [Speichern]

Deine USt-IdNr. erscheint nun automatisch unter den Unternehmensinformationen auf deinen Rechnungen.

Hinweis: Wenn du bereits eine Rechnungsvorlage erstellt hast, musst du eine neue Vorlage anlegen, damit der Wert dort ebenfalls übernommen wird.

Kann ich Rechnungen nach Funnelspace importieren?

Ja, du kannst Rechnungen aus einer externen Plattform über eine CSV-Datei in Funnelspace importieren.

So importierst du Rechnungen per CSV:

  1. Gehe im Funnelspace-Hauptmenü zu [Zahlungen] > fahre oben über die Menüleiste [Rechnungen & Angebote] > und klicke auf [Alle Rechnungen]

  2. Klicke oben rechts auf die Schaltfläche [+ Neu] und wähle [Rechnungen per CSV importieren]

  3. Klicke auf das ☁️-Symbol, um deine CSV-Datei hochzuladen, und klicke anschließend unten rechts auf [Weiter]

  4. Ordne die relevanten Felder zu – entsprechend der Formatierung deiner CSV-Datei – und klicke erneut auf [Weiter]

  5. Steuerfelder zuordnen: Achte darauf, dass deine Steuersätze in Funnelspace bereits eingerichtet sind, damit du sie während des Imports zuordnen kannst

  6. Klicke im Reiter Import auf [Import starten]

Nach erfolgreichem Import (ggf. Seite aktualisieren) werden die Rechnungen unter dem Tab [Alle Rechnungen] angezeigt – mit allen in der CSV-Datei enthaltenen Details.

Wie viele Angebotsvorlagen sollte ich erstellen?

Das hängt davon ab, wie du mit Angeboten arbeitest:

  1. Wenn du jedes Angebot individuell anpassen möchtest: Dann reicht eine Master-Vorlage, die du mit deinem Branding versiehst. Für jedes neue Angebot kannst du Texte, Preise und Leistungen individuell anpassen, bevor du es versendest.

  2. Wenn du feste Angebote automatisiert versenden möchtest: Dann solltest du für jeden Angebotstyp eine eigene Vorlage erstellen. So kannst du diese direkt verwenden, ohne jedes Mal Änderungen vornehmen zu müssen.

Wie kann ich eine Rechnung löschen?

Um eine Rechnung zu löschen, klicke in der Übersicht [Alle Rechnungen] auf die drei Punkte neben der entsprechenden Rechnung und wähle anschließend „Ungültig erklären (Void)“. Die Rechnung wird dadurch als ungültig markiert und nicht mehr für den Kunden sichtbar oder abrechenbar sein.

Wie kann ich die E-Mails anpassen, mit denen meine Rechnungen und Dokumente versendet werden?

Funnelspace stellt dir bereits vorgefertigte E-Mail-Vorlagen zur Verfügung. Du musst diese lediglich rebranden und an deine Bedürfnisse anpassen.

  1. Gehe im Hauptmenü zu [Marketing] > [E-Mails] > [Vorlagen].

  2. Öffne den Ordner [Zahlungen]. Hier findest du alle relevanten Vorlagen, die du individuell bearbeiten kannst.

  3. Passe Branding, Texte und Inhalte an dein Unternehmen an und speichere die Änderungen.

Nachdem du die Anpassungen gemacht und gespeichert hast, gehe zu [Zahlungen] > [Rechnungen] > [Einstellungen]. Durchlaufe alle Tabs und wähle die von dir angepassten Vorlagen aus. Lege fest, wann diese E-Mails gesendet werden sollen (z. B. Zahlungserinnerungen, wenn Rechnungen X Tage überfällig sind) und wähle zudem, welche Vorlage für den Versand deiner Rechnungen, Angebote und Verträge genutzt werden soll.

In Schritt 3 des Haupt-Guides findest du ein Video, das dich durch die Anpassung führt.

Wie kann ich den Status eines Angebots oder Vertrags verfolgen?

Du kannst jederzeit prüfen, ob ein Kunde ein Angebot oder einen Vertrag angesehen, unterschrieben oder bezahlt hat. Gehe dazu im Hauptmenü zu [Zahlungen] > [Dokumente & Verträge]. Dort wird dir eine Übersicht aller gesendeten Dokumente angezeigt, inklusive Status wie angesehen, unterschrieben oder bezahlt.

Wie kann ich den Status einer Rechnung verfolgen?

Um den Fortschritt einer Rechnung zu überwachen, gehe zu [Zahlungen] > [Rechnungen]. Hier siehst du ob eine Rechnung bezahlt oder überfällig ist, den aktuellen Status jeder einzelnen Rechnung, sowie eine Übersicht über den Gesamtbetrag für Entwürfe, bezahlte, fällige und überfällige Rechnungen. Du kannst die Liste zusätzlich nach Datum filtern oder exportieren, um einen besseren Überblick zu erhalten.

Kann ich Rechnungen automatisch versenden, nachdem ein Angebot akzeptiert wurde?

Ja, das ist ganz einfach! Gehe zu [Zahlungen] > [Dokumente & Verträge] > [Einstellungen] und aktiviere die Optionen Direkte Zahlungen und/oder Automatischer Rechnungsversand. 💡 Eine detaillierte Anleitung findest du in Schritt 3 des Master-Guides, der dir zeigt, wie du diese Einstellungen anpasst.

Kann ich eine Benachrichtigung erhalten, wenn Dokumente unterschrieben oder bezahlt wurden?

Absolut! Im Schritt 3 des Leitfaden wird erklärt, wie du automatische Benachrichtigungen sowohl für deine Kontakte als auch für dein Team einrichtest. Zusätzlich kannst du eigene Workflows erstellen, um noch individuellere Benachrichtigungen zu versenden, oder gegen eine kleine Gebühr (0,002 USD) Benachrichtigungen auch per Slack oder SMS erhalten – anstelle von E-Mails.

Wie ändere ich die Betreffzeile meiner E-Mail-Benachrichtigungen?

  1. Gehe im Funnelspace-Hauptmenü zu [Marketing] > fahre in der oberen Menüleiste über [E-Mails] > und wähle [Vorlagen].

  2. Öffne die E-Mail-Vorlage, deren Betreffzeile du ändern möchtest, um in den E-Mail-Editor zu gelangen.

  3. Klicke oben rechts auf die drei Punkte und wähle [Einstellungen].

  4. Hier kannst du die Betreffzeile aktualisieren, bearbeiten oder komplett austauschen. Optional kannst du auch eine Vorschauzeile hinzufügen.

  5. Klicke unten im Einstellungsfenster auf [Speichern] und anschließend oben rechts auf [Vorlage speichern].

  6. Diese Änderung wird automatisch in allen Assets übernommen, in die diese Vorlage eingebunden ist. Trotzdem empfehlen wir, die Betreffzeile direkt in der jeweiligen E-Mail zu überprüfen und dir selbst eine Testmail zu senden, um sicherzugehen, dass alles korrekt angezeigt wird.

Kann ich benutzerdefinierte Schriftarten in Dokumenten- und Vertragsvorlagen verwenden?

Derzeit ist es leider nicht möglich, eigene Schriftarten direkt in Funnelspace-Vorlagen zu nutzen. Du kannst jedoch eigene PDF-Seiten oder Bilder hochladen, zum Beispiel für ein individuell gestaltetes Deckblatt oder sogar für dein komplettes Angebot. Wichtig: Achte darauf, dass die Produkttabelle in deiner Vorlage eingefügt bleibt, damit Funnelspace die enthaltenen Produkte korrekt auslesen kann.

So lädst du deine eigene PDF-Vorlage hoch:

  1. Gehe im Hauptmenü zu [Zahlungen] > bewege den Mauszeiger über [Dokumente & Verträge] > und klicke auf [Vorlagen]

  2. Klicke oben rechts auf [+ Neu] und wähle [Bestehende PDFs hochladen]

  3. Lade deine PDF hoch und klicke anschließend auf [Upload]

  4. Nach dem Hochladen wird deine gebrandete PDF als neue Dokumentenvorlage in Funnelspace angezeigt. Du kannst diese Vorlage dann öffnen und innerhalb Funnelspace weiter anpassen, um sie optimal an deine Anforderungen anzupassen.

Kann ich Bearbeitungsgebühren auf Rechnungszahlungen aufschlagen?

Ja, das ist möglich! Du kannst Zahlungsgebühren (z. B. Stripe-Gebühren) auf Kreditkartenzahlungen aufschlagen. Gehe zu [Zahlungen] > [Einstellungen] > [Sonstige Gebühren] und aktiviere die Option, um Bearbeitungsgebühren zu erheben. Beim Erstellen einer Rechnung setze anschließend das Häkchen bei „Bearbeitungsgebühren berechnen“. Sobald diese Option aktiviert ist, werden die zusätzlichen Gebühren automatisch auf die Zahlung aufgeschlagen.

Wie ändere ich das Datumsformat in meinem Vertrag oder Angebot?

Um das Datumsformat in deinem Vertrag oder Angebot anzupassen, klicke auf das Symbol für benutzerdefinierte Werte (Custom Values) oben rechts in der Menüleiste und wähle den Wert „right now“ aus. Entscheide dich für das gewünschte Datumsformat und füge es an der entsprechenden Stelle in dein Dokument ein. Damit wird das Datum im von dir bevorzugten Format innerhalb des Vertrags oder Angebots angezeigt.

Wird ein Rabatt bei wiederkehrenden Zahlungen nur auf die erste Rechnung angewendet?

Nein – wenn du in einem Angebot einen Rabatt für eine wiederkehrende Zahlung hinzufügst, wird dieser auf jede einzelne Rechnung angewendet, die aus diesem Zahlungsplan generiert wird. Der Rabatt gilt also automatisch für alle zukünftigen Rechnungen innerhalb der laufenden Vereinbarung.

Wie verlinke ich einen Vertrag oder ein Dokument in einer E-Mail?

Um ein Dokument direkt in einer E-Mail verlinken zu können, musst du den Vertrag zunächst als Dokument veröffentlichen. Dadurch wird ein Freigabelink erstellt, über den für jeden Kontakt, der darauf klickt, automatisch eine eigene Kopie des Dokuments generiert wird, die dieser dann unterschreiben kann.

So erstellst du einen öffentlichen Dokumentenlink:

  1. Gehe zu [Zahlungen] > [Dokumente & Verträge] > [Vorlagen]

  2. Öffne das Dokument, das du veröffentlichen möchtest

  3. Klicke oben rechts auf „Veröffentlichen (Publish)“

  4. Nach der Veröffentlichung klicke auf „Link generieren (Generate Link)“, um den öffentlichen Link zu erstellen

  5. Klicke auf „Link kopieren (Copy Link)“, um den Link in deine Zwischenablage zu kopieren

Anschließend kannst du diesen Link in jede E-Mail einfügen. Jeder Kunde, der den Link öffnet, erhält automatisch ein individuelles Dokument, das er unterschreiben kann.

Wie versende ich einen Vertrag an Kunden, bevor eine Rechnung gestellt wird?

Um nach der Unterzeichnung eines Vertrags automatisch eine Rechnung an deinen Kunden zu senden, gehe wie folgt vor:

Schritt 1: Vertrag erstellen

  1. Gehe im Hauptmenü zu [Zahlungen] > [Dokumente] > [Vorlagen]

  2. Klicke auf „+ Neu erstellen“ und wähle „Aus Vorlagenbibliothek importieren“

  3. Wähle die Vorlage „Vertrag“ aus

  4. Öffne die Vorlage zur Bearbeitung und passe Branding, Texte, Farben und weitere Details an deine Anforderungen an

  5. Stelle sicher, dass die Vorlage ein Signaturfeld enthält, das dem „Kontakt“ (Kunde) zugeordnet ist

  6. Optional: Füge ein zweites Signaturfeld für den „Absender“ hinzu, falls du selbst manuell unterzeichnen möchtest

Schritt 2: Rechnungsvorlage erstellen

  1. Gehe zu [Zahlungen] > [Rechnungen & Angebote] > [Vorlagen]

  2. Klicke oben rechts auf [+ Neue Vorlage]

  3. Benenne die Vorlage nach Bedarf um

  4. Klicke unter „Produkte hinzufügen“ auf [+ Produkt hinzufügen]

  5. (Optional) Unter „Zusätzliche Optionen“ kannst du Notizen oder AGB hinzufügen, indem du das entsprechende Kästchen aktivierst

  6. Klicke auf [Speichern], um die Vorlage für die spätere Verwendung zu sichern

Schritt 3: Workflow einrichten

  1. Gehe zu [Workflows] und erstelle einen neuen Workflow, z. B. mit dem Namen „High Ticket Coaching – Vertrag & Rechnung“

  2. Setze den Trigger auf Dokumente & Verträge

  3. Wähle die relevante Vertragsvorlage aus

  4. Füge einen Filter für den Status hinzu und wähle „Unterschrieben und akzeptiert“. Dadurch wird der Workflow nur ausgelöst, wenn der Kunde den Vertrag signiert

  5. Füge die Aktion „Rechnung senden“ hinzu und wähle die zuvor erstellte Rechnungsvorlage aus

  6. (Optional) Ergänze weitere Aktionen, wie z. B. interne Benachrichtigungen oder das Hinzufügen eines Tags zum Kontakt

  7. Speichere und veröffentliche den Workflow

Ergebnis: Sobald der Kunde den Vertrag unterschreibt, wird automatisch die entsprechende Rechnung an ihn versendet – ganz ohne manuelles Eingreifen.

Kann ich Rechnungen, die aus QuickBooks importiert wurden, in Funnelspace in großen Mengen löschen oder aktualisieren?

Derzeit gibt es keine Funktion, um Rechnungen, die aus QuickBooks importiert wurden, in Funnelspace stapelweise (bulk) zu löschen oder zu bearbeiten. Diese Rechnungen müssen manuell einzeln entfernt oder aktualisiert werden, da Sammelaktionen aktuell nicht unterstützt werden.

Wichtiger Hinweis: Alle Änderungen, die du an importierten Rechnungen innerhalb von Funnelspace vornimmst – z. B. das Markieren als bezahlt oder das Löschen – werden nicht zurück zu QuickBooks synchronisiert. Die Integration unterstützt nur eine einseitige Synchronisation (von QuickBooks → Funnelspace).

Wie kann ein Kunde seine Kartendaten aktualisieren, nachdem eine wiederkehrende Zahlung fehlgeschlagen ist?

Wenn eine wiederkehrende Zahlung fehlschlägt, erhält der Kunde automatisch eine Benachrichtigung. In dieser kann er die Zahlung manuell vornehmen und dabei eine neue Kreditkarte verwenden. Sobald der Kunde die Rechnung mit der neuen Karte bezahlt hat, wird diese automatisch als Standardkarte für alle zukünftigen automatischen Zahlungen im Rahmen dieser wiederkehrenden Rechnungsvereinbarung gespeichert. Der Vorteil ist, dass der Kunde seine Zahlungsdaten eigenständig verwalten kann, ohne dass du manuell eingreifen musst.

Wie markiere ich eine Rechnung manuell als bezahlt?

Um eine Rechnung manuell als bezahlt zu kennzeichnen, gehe zu [Zahlungen] > [Rechnungen] > [Alle Rechnungen]. Suche die entsprechende Rechnung und klicke auf die drei Punkte neben ihr. Wähle die Option „Zahlung erfassen (Record Payment)“. Gib den bezahlten Betrag sowie die Zahlungsmethode ein, über die die Zahlung erfolgt ist und bestätige die Eingabe, um die Rechnung als bezahlt zu markieren. Die Rechnung erscheint nun in deinem System mit dem Status „Bezahlt“.

Brauchst du Hilfe?

Wenn du Unterstützung benötigst, kannst du jederzeit das Support-Chat-Widget innerhalb deines Funnelspace-Kontos nutzen. Unser Team kann dir dabei helfen:

  • Vorlagen direkt in dein Konto einzufügen, falls du sie nicht findest

  • Dich durch einzelne Schritte zu führen

  • Probleme zu beheben, falls etwas nicht funktioniert

💬 Das Support-Widget findest du unten rechts in deinem Funnelspace-Dashboard.

Möchtest du, dass wir die Arbeit für dich übernehmen? Dann wirf einen Blick auf unsere aktuellen Done-for-You-Services – wir stehen bereit, um dich zu unterstützen! 🤍

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